Agenturen Workflow
Organisiere Client-Delivery mit Zeiterfassung, Dateien, Roadmaps und klarem Reporting.
Ein praktischer Workflow-Guide, illustriert mit echten Scrumbuiss-Screenshots. Für echte Kundenstimmen besuche Kunden .
Für wen es ist
Teams, die einen klaren Workflow, weniger manuelle Abstimmung und bessere Übersicht wollen.
- Agenturen, die Kundenarbeit über mehrere Projekte liefern
- Teams, die Zeiterfassung, Dateien und Delivery-Visibility an einem Ort brauchen
- Leads, die klarere Auslastung und Reporting wollen
Highlights
- Zeiterfassung mit Dashboards und Reports
- Dateien, Assets und geteilte Collections
- Portfolio-Sichtbarkeit über Kunden hinweg
- Briefs, die Stakeholder ausrichten
Typische Herausforderungen
- Kundenarbeit verteilt über zu viele Tools
- Geringe Sichtbarkeit in Workload und Profitabilität
- Schwer organisierte Dateien und Kontext
- Reporting ist zeitaufwändig und inkonsistent
So funktioniert's
Eine praktische Workflow-Struktur, die du in deinem Workspace nachbauen kannst.
Kickoff mit einem Brief
Erfasse Anforderungen, Stakeholder und Erfolgskriterien, bevor Delivery startet.
Zeit und Fortschritt tracken
Erfasse Zeiteinträge und halte Delivery über das ganze Team hinweg transparent.
An Kunden reporten
Teile Updates mit klaren Meilensteinen, Timelines und Deliverable-Status.
Verwandte Produkte
Produkte, die Teams typischerweise nutzen, um diesen Workflow umzusetzen.
Projektabwicklung
ProduktPlane, setze um und liefere mit Kanban, Sprints, Timelines, Workload-Planung und Dashboards.
- Kanban-Umsetzung mit klarer Ownership
- Sprint- und Backlog-Planung
- Timelines, Abhängigkeiten und Kapazitätsplanung
Portfolio
ProduktVerfolge Ziele und richte Roadmaps projektübergreifend aus, damit Teams auf Outcomes fokussiert bleiben.
- Ziele verfolgen und Fortschritt sichtbar machen
- Roadmap-Planung über Projekte hinweg
- Reporting und Alignment auf Portfolio-Ebene
Zeiterfassung
ProduktErfasse Zeit mit integriertem Timer und Einträgen, erstelle Reports und verbessere Abläufe mit Dashboards.
- Timer und Zeiteinträge direkt im Workflow
- Reports für Teams, Projekte und Kunden
- Sichtbarkeit über Kosten und Aufwand
Dateien
ProduktProjektdateien speichern, organisieren und teilen — mit „Zuletzt verwendet“, geteilten Elementen und Collections.
- Projektdateien an einem Ort organisiert
- „Zuletzt verwendet“, geteilte Dateien und Collections
- Weniger „wo ist die neueste Version?“-Momente
Verwandte Vorlagen
Vorlagen, die du kopieren und für diesen Workflow anpassen kannst.
Projektbrief-Vorlage
VorlageStimme Stakeholder ab, definiere Scope und reduziere Nacharbeit mit einem schlanken Projektbrief, den du teilen und laufend aktualisieren kannst.
- Klarer Scope, Ziele und Erfolgskriterien
- Stakeholder-Alignment und Entscheidungslog
- Anforderungen, Risiken und Abhängigkeiten
Risikoregister-Vorlage
VorlageVerfolge Projektrisiken, Owner und Gegenmaßnahmen, damit Teams früh handeln statt spät zu reagieren.
- Risikobewertung und Priorität
- Owner und Maßnahmenpläne
- Trends und Frühindikatoren
Potenzielle Wirkung (Beispiele)
Die Beispiele sind illustrativ und hängen von Team, Prozess und Auslastung ab.
Abrechenbare Zeit zurückgewinnen
Tracke Zeit konsistent und reduziere verlorene abrechenbare Arbeit durch fehlende Einträge.
Beispiel: Erfasse 15–30 Minuten pro Person pro Woche an zuvor nicht erfasster abrechenbarer Arbeit.
Projekt-Overhead reduzieren
Halte Briefs, Dateien und Delivery-Tracking zusammen, um Context Switching und Admin-Aufwand zu reduzieren.
Beispiel: Spare 30–60 Minuten pro Woche und Person, indem du Dateien und Updates in einem Workspace bündelst.
Reporting schneller machen
Nutze Dashboards und konsistente Projektstrukturen, um Kundenupdates schneller zu erstellen.
Beispiel: Spare 1–2 Stunden pro Woche für Account-Leads, indem Reporting und Status-Updates effizienter werden.
ROI-Beispiel
Ein einfacher Ansatz zur Profitabilität: Wert der eingesparten Zeit (oder zurückgewonnene abrechenbare Zeit) minus Softwarekosten.
Beispielrechnung (USD)
- Teamgröße: 8
- Eingesparte Stunden pro Person pro Woche: 0.5
- Gemischter Stundensatz: $80/hour
Geschätzte eingesparte Zeit: 4.0 hours/week
Geschätzter Wert: $320/week (~$1,386/month)
Nur illustratives Beispiel. Keine Garantie oder Kundenresultat. Ziehe deine Softwarekosten ab, um den Netto-ROI zu schätzen.
Setup-Checkliste
Eine praktische Checkliste, um diesen Workflow in Scrumbuiss umzusetzen.
- ✓ Erstelle einen Workspace und organisiere Kunden als Projekte oder Portfolio-Items.
- ✓ Richte Kategorien für Zeiterfassung (abrechenbar vs. nicht abrechenbar) und Reporting-Ansichten ein.
- ✓ Standardisiere ein Projektbrief-Template für neue Kundenarbeit.
- ✓ Erstelle eine Files-Struktur für Assets, Deliverables und geteilte Ordner.
- ✓ Füge Automatisierungen für Deadlines, Approvals und Client-Update-Reminders hinzu.
- ✓ Baue Dashboards für Auslastung, Workload und Delivery-Meilensteine.
- ✓ Teile Fortschritt mit Stakeholdern über einen Brief-Link oder strukturierte Updates.
FAQ
Wie verbessert das die Profitabilität für Agenturen? +
Agenturen verbessern Profitabilität typischerweise, indem sie Delivery-Overhead reduzieren und mehr abrechenbare Zeit erfassen. Zeiterfassung, klare Workflows und zentralisierte Dateien können Leakage und Admin-Time reduzieren.
Können Kunden unseren internen Workspace sehen? +
Du kannst gezielte Outputs wie Briefs oder Updates teilen, ohne interne Workflows offenzulegen. Wenn du ein bestimmtes Client-Access-Modell brauchst, können wir Optionen besprechen.
Können wir Zeit pro Projekt und pro Person tracken? +
Ja — Zeiterfassung unterstützt Einträge und Reporting-Ansichten, damit du siehst, wo Zeit über Kunden und Teams hinweg verbracht wird.
Können wir Dateien pro Kunde organisiert halten? +
Ja — nutze das Files-Produkt und Collections, um Client-Assets und Deliverables organisiert und leicht auffindbar zu halten.
Verwandte Features
Entdecke die Bausteine, die in diesem Workflow verwendet werden.